А.С. Сухорукова: Архив — не склад бумаг, а документальное богатство

Сегодня наша собеседница – Алла Сергеевна Сухорукова, начальник архивного отдела муниципального образования «Велижский муниципальный округ». На эту должность она пришла 14 лет назад, и это был неожиданный поворот в ее трудовой биографии. Совершенно новые, неизвестные обязанности пугали.

Но на первом же областном семинаре опытные коллеги ее предупредили: нужно время, чтобы во всем разобраться и только через три года ты станешь по-настоящему архивистом. Они не ошиблись. Сегодня Алла Сергеевна с закрытыми глазами может найти нужную папку с документами. Человек озвучивает свою просьбу, и она уже знает, что есть по его запросу, а чего нет.

– Алла Сергеевна, с какими вопросами чаще обращаются к Вам?

 – Начну с того, что самая трудоемкая работа архива – исполнение запросов, объем которых ежегодно растет. За 2024 год было исполнено 598 социально-правовых и тематических запросов. Для граждан готовятся:

• справки о подтверждении стажа работы (при утере трудовых книг) по книгам заработной платы;
• справки о заработной плате для назначения, перерасчета, выплаты трудовых пенсий;
• справки об отработанных трудоднях, выходо-днях колхозников;
• справки по подтверждению записей, уточнению несовпадающих записей Ф.И.О. в паспорте и трудовых книгах для СФР и судебных органов;
• справки о недооформленных приказах, непроставленных датах в трудовых книгах, выписки из приказов и др.;
• справки о переименованиях, реорганизации учреждений и организаций;
• справки, копии документов, подтверждающие право собственности граждан на имущество, землю и др.

За год выдается свыше 200 копий правоустанавливающих документов. Многие в последнее время пишут историю своего рода, ищут родственные связи. Архивные документы используются молодежью, студентами для изучения истории родного края.

– Всегда удается помочь человеку?

– Нет. На некоторые запросы вынуждены давать отрицательный ответ, так как документы в архив на хранение не поступали. Осложняет работу то, что заявители при утере трудовой книжки, для восстановления трудового стажа, дают примерную дату приема и увольнения. Приходится поднимать документы чуть ли не за весь период трудовой деятельности. Или же зачастую люди не могут назвать дату постановлений на выделение земельного участка в собственность или под индивидуальное строительство, приходится изучать документы за несколько лет. Актов о вводе в эксплуатацию жилых помещений в архивных документах, как правило, не имеется, т.е., чтобы исполнить какой-то запрос, нужно перелистать свыше 40-50 дел за 10-15 лет. За год приходится поднять и просмотреть в среднем 3-4 тысячи дел.

– Переживаете, когда не можете помочь человеку?

 – Испытываю чувство вины, хотя это вина других людей – отдельных руководителей организаций и учреждений, которые халатно относились к формированию архива организации. Как следствие этой недобросовестности утрата документов, и даже умышленная порча, несанкционированное уничтожение документов. В результате страдают люди, теряя годы трудового стажа, а значит, и определенную сумму выплаты пенсий.

Порой мы сами вынуждены проводить целые расследования по поиску необходимых документов. Когда полностью я просмотрю существующие в архиве документы по запросу человека, когда я абсолютно уверена, что наш архив не может дать нужную справку, только тогда даю отрицательный ответ. Не часто, но такое бывает. Гораздо чаще люди говорят спасибо за помощь.

– Откуда поступают запросы к вам в архив?

 – В большинстве своем это обращения жителей города и района. Но получаем мы запросы практически со всех регионов РФ, а так же из-за рубежа: Казахстана, Германии, Беларуси, Прибалтики. На исполнение запроса установлено 30 календарных дней, но чаще справляемся гораздо быстрее.

 – Алла Сергеевна, как я поняла, задачами архива являются хранение, учет, использование документов (запросы граждан и организаций), комплектование. Какая из них основная и какая наиболее проблемная?

 – Главное назначение архива – это обеспечение сохранности документов, строгий их учет. С 1970 года архив на постоянной основе разместился в нескольких комнатах в торце бывшего здания Уездного собрания на центральной площади города. Помещение имеет рабочий кабинет начальника отдела и хранилище, оборудованное стеллажами. Администрацией района большое внимание уделяется обеспечению сохранности и учету архивных документов, подлежащих постоянному и длительному хранению, улучшению материально-технической базы отдела, условий труда. В помещениях архива проведен косметический ремонт, приобретена новая мебель и компьютерное оборудование. С 2016 года архивный отдел имеет электронную почту и доступ к интернет-ресурсам, имеет свою страницу на сайте Администрации. С 2017 года осуществляется электронный документооборот с отделами Социального фонда РФ.

Одним из сложных направлений в работе и нашего, и любого другого архива является комплектование. Состояние документов, их сохранность зависит от того, в каком виде они поступают в архив от фондообразующих организаций. Не во всех организациях уделяют должное внимание качеству создаваемых документов, которые в дальнейшем поступят на архивное хранение. С организациями проводятся консультации, оказывается не только методическая, но и практическая помощь.

– Алла Сергеевна, как известно, человеческий фактор никто ни в какое время не отменял. Многое в архивном деле зависит от руководителей организаций, предприятий, сдающих свои документы. Но не менее важна и роль архивиста.

– Вы правы. До 1962 года работники архива менялись очень часто, их стаж составлял от года до пяти лет, не больше. В 1962 году на эту должность пришла К.М. Иванова. Она проработала 17 лет, а сменившая ее В.Я. Петуховская 30 лет выполняла эти обязанности. До сих пор посетители архива вспоминают добрым словом этих женщин.

После ухода Валентины Яковлевны на заслуженный отдых предложили мне возглавить этот отдел. Главное для меня – сделать все возможное, чтобы не разочаровать тех, кто обращается в отдел со своими просьбами.

– Успехов Вам, Алла Сергеевна, на архивной службе, которая очень нужна, важна для очень многих людей. И никто не знает, на каком этапе нашей жизни, с каким вопросом мы откроем дверь этого старинного здания, где нас встретит приветливая хозяйка и сделает все, чтобы нам помочь.

Справочно:

По состоянию на 01.01.2025 года в архиве хранятся всего документов: 23 627, в том числе: 4 005 по личному составу (219 описей дел постоянного хранения и 73 описи дел по личному составу) за 1944-2021 годы.

Из 200 фондов только 28 фондов являются комплектующими архив – это организации, в деятельности которых образуются документы, подлежащие передаче на постоянное хранение в архив, документы которых имеют историческое, социально-экономическое, политическое и культурное значение для района.

Архив систематически пополняется новыми документами. В год образуется приблизительно 450 документов.

Из истории архива

Об истории Велижского архива дореволюционного и довоенного периода практически ничего неизвестно. Это во многом связано с утратой исторических документов в годы Великой Отечественной войны и еще с тем, что Велижский район с 1 января 1919 года до декабря 1937 года входил в состав Белоруссии, затем – в состав Великолукского округа Ленинградской области, затем в состав Западной области. С 27 сентября 1937 года Велиж является районным центром Смоленской области. Исходя из этого, небольшая часть документов находится на хранении в государственных архивах Смоленской области, Псковской области, городов Витебска и Минска Республики Беларусь.

Архивные документы г. Велижа берут свое начало в основном с 1946 года. Великая Отечественная война нанесла архиву невосполнимый ущерб: погибли все документы. Всего 7 похозяйственных книг сельских населенных пунктов района датируются 1944 годом. Послевоенный архив формировался из документов активно работающих на территории района организаций, учреждений, предприятий, колхозов и совхозов, которых было большое количество. В состав колхоза, например, в тот период, могла входить лишь одна деревня.

В 1990-е гг. в сфере архивного дела Велижского района, как и во всех остальных отраслях жизни, произошли значительные изменения. Перестал существовать СССР, государственные архивы стали Российскими. Переходный период для архива связан с массовым поступлением документов на хранение от ликвидированных организаций, предприятий, колхозов и совхозов района, формированием новых фондов.

Людмила Азаркевич
Фото Сергея Соболева